CAPITULO 7 DISEÑO DE ENTRADA
DISEÑO DE ENTRADA
La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del sistema.
Es vital que las formas y pantallas de entrada sena diseñadas con esta relación critica en mente.
Al asistir en entrada bien diseñada, el analista de sistemas está reconociendo que la entrada pobre plantea preguntas sobre la confiabilidad del sistema completo.
Buen Diseño de Formas
Aunque se pueda disponer de especialistas de formas en casa, el analista de sistemas debe ser capaz de reconocer las formas útil. También es importante que sea capaz de reconocer las formas mal diseñadas, traslapantes o innecesarias que están desperdiciando recursos de la organización y que, por lo tanto, deben ser eliminadas. Las formas son instrumentos importantes para dirigir el curso de los trabajos por definición son los papeles impresos o duplicados que requieren que la gente llene con repuestas en una forma estandarizada. Las formas extraen y capturan información requerida por los miembros de la organización que frecuentemente alimentaran a la computadora. Por medio de este proceso, las formas sirven frecuentemente como documentos fuente para el personal de captura de datos.
Cuatro lineamientos para el diseño de formas
Se deben observar cuatro lineamientos del diseño de las formas para diseñar formas útiles:
- Haga que las formas sean fáciles de llenar.
- Asegúrese de que las formas satisfacen el objetivo para el que fueron diseñadas.
- Diseñe formas que aseguren el llenado preciso.
- Mantenga las formas atractivas.
Hay varios medios para lograr cada lineamiento del diseño de formas.
Flujo de formas. El diseñar una forma con un flujo adecuado puede minimizar el tiempo y esfuerzo gastado por los empleados en el llenado de las formas. Y las formas deben fluir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Secciones de una forma. Otra técnica que facilita a la gente el llenar las formas correctamente es el agrupamiento lógico de la información. Hay 7 secciones principales de una buena forma son:
- Encabezado.
- Identificación y acceso.
- Instrucciones
- Cuerpo
- Firma y verificación
- Totales
- Comentarios.
La sección de encabezado incluye, por lo general, el nombre y dirección del negocio que envía la forma.
La sección de identificación y acceso incluye código que puede ser usado para archivar el reporte y obtener acceso a él en una fecha posterior. Esta información es muy importante cuando se requiere de una organización conserve el documento por una cantidad de años especificada.
La sección de instrucción dice cómo debe ser llenada la forma y dónde debe ser enviada cuando esté llena.
La parte media de la forma es su cuerpo, que comprende aproximadamente la mitad de la forma. Esta es la parte de la forma que requiere el mayor detalle y desarrollo de la persona que la llena. El cuerpo es la parte de la forma que es más probable que contenga datos variables explícitos. Por ejemplo en una forma de requisición de partes esta sección puede incluir datos tales como la empresa que pide la parte, el número de parte, la cantidad pedida y el precio.
La cuarta parte inferior de la forma está compuesta de tres secciones firma y verificación, totales y comentarios. Al solicitar una firma en esta parte de la forma, el diseñador esta limitando el diseño de otros familiares, tales como cartas. Al solicitar totales finales y un resumen de comentarios es una manera lógica de proporcionar el cierre de la persona que llena la forma.
Diseño de Formas Atractivas
Aunque el atractivo de las formas es dejado al final, su orden de aparición no significa que tenga menos importancia. Las formas estéticas llevan a las gentes hacia ellas y motivan su llenado. Esto significa que las gentes que llenan las formas estarán satisfechas y que las formas serán llenadas. Las formas no deben verse amontonadas, deben parecer organizadas y lógicas después de que son llenadas. Par ser atractivas, las formas deben solicitar la información en el orden esperado, las convenciones indican que se pida el nombre, la calle, la ciudad, estado y el código postal y el país, en caso necesario. La disposición adecuada y el flujo contribuyen el atractivo de la forma. El uso de diferentes tipos de letra dentro de la misma forma puede ayudar a hacer atractivo el llenarla. El separar categorías y subcategorias con líneas gruesas y delgadas también puede motivar el interés por la forma.
Diseño de Formas con Ayuda de Computadoras.
Se dispone de numerosos paquetes de diseño de formas para microcomputadoras. Uno de los mejores paquetes, es llamado FORM LOW de delrina. El FORM LOW ejecuta en el ambiente Windows y su interfaz GUI es familiar par cualquiera que se use en Windows.
Buen Diseño de Pantalla
Mucho de lo que ya hemos dicho acerca del buen diseño de formas se aplica también al diseño de pantallas. Nuevamente, el usuario debe permanecer presente en los pensamientos del analista durante el diseño de pantallas de terminales de desplegado visual (VDT). Bien diseñadas deben satisfacer los objetivos de efectividad, precisión, facilidad de uso, consistencia, simplicidad y atractivo. Todos estos objetivos se logran mediante el uso de principios básicos de diseño, conocimiento de lo que es necesario como entrada para el sistema y una comprensión sobre la manera en que responden los usuarios a los diferentes elementos de las formas y pantallas.
La efectividad significa que las formas y pantallas de entrada sirven a propósitos específicos del sistema de manejo de información y a su vez, la precisión se refiere al diseño que asegura el llenado adecuado, la facilidad de uso significa que las formas y pantallas son directas y no requieren tiempo adicional para decifrarlas. La consistencia significa, en este caso, que las formas y pantallas agrupan los datos en forma similar de una aplicación a la siguiente, y a su vez, simplicidad se refiere a mantener las formas y pantallas intencionalmente sin amontonamiento en una forma que enfoque la atención del usuario. El atractivo implica que los usuarios les agradara o serán atraídos a usar la s formas y pantallas debido a su diseño interesante.
Sin embargo hay diferencias, y el analista de sistemas debe esforzarse para darse cuenta de las cualidades únicas de las pantallas de desplegado, en vez de adoptar a ciegas las convenciones de las formas en papel. Una gran diferencia es la presencia constante de una cursor (un bloque iluminado u otro tipo de apuntador) en pantalla, que orienta al usuario sobre la posición actual de entrada de datos. Conforme los dato son dados a la pantalla, el cursor se mueve un carácter hacia delante indicando el camino.
Lineamientos para el diseño de pantalla
Hay cuatro lineamientos para el diseño de pantalla.
- Mantener la pantalla simple.
- Mantener consistente la presentación de la pantalla.
- Facilitar al usuario el movimiento entre pantallas.
- Crear una pantalla atractiva.
Secciones de una Pantalla
La pantalla cuenta con tres secciones:
- La parte superior de la pantalla tiene una sección de encabezado, parte de la cual está escrita en el software para describir al usuario en que parte del paquete se encuentra. El resto del encabezado puede consistir del nombre de archivo creado por el usuario.
- La sección media es llamada el cuerpo de la pantalla. Este puede ser usado para la captura de datos, y es organizado de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Los títulos e instrucciones deben ser proporcionados en esta sección parta que ayuden al usuario a dar los datos adecuados en el lugar correcto. También se deben proporcionar al usuario las definiciones de campos que muestren que tantos datos se permite en cada campo de la pantalla.
- La tercera sección de la pantalla es la sección de comentarios e instrucciones: esta sección puede desplegar un menú corto de comandos que recuerden al usuario los puntos básicos, tales como cambiar pantallas o funciones, guardar el archivo o terminar la captura. La inclusión de estos puntos básicos puede hacer que los usuarios sin experiencia se encuentren mucho mas seguros acerca de su habilidad para operar la computadora sin causar un error fatal.
Actividades Obligatorias
- ¿Cuáles son los objetivos del diseño para las formas y pantallas del entrada?.
- Liste los cuatro lineamientos para el buen diseño de formas.
- ¿Cuáles son las siete secciones de una buena forma?
- Liste cuatro tipos de titulos que se usan en formas
Actividades sugeridas
- ¿Qué es una forma especial?
- ¿Cuáles son las 3 secciones simples para simplificar una pantalla?
- Liste 4 elementos de diseño de interfaz gráfica. Junto concada uno, decriba cuando podría ser adecuado incorporar en el diseño de pantalla.
Recursos para ampliar el tema
Pags. 535-568, Análisis y diseño de sistemas, 3a. edición, Kendall & Kendall, ed Pearson educación, 1997.
Autoevaluación
- ¿Cual es el diseño de entrada?
- ¿Cuales son algunas desventajas del uso de formas especiales?
- ¿Cómo debe ser el diseño de formas atractivas?
- ¿Cuáles son las secciones de una pantalla?